Wichtige Dokumente für den Notfall sichern

Warum eine eigene Dokumentenmappe für den Notfall sinnvoll ist

Eine Dokumentenmappe für den Notfall bündelt an einem Ort alle Unterlagen, die nach einem Brand, Einbruch oder Hochwasser sofort gebraucht werden, damit Sie diese nicht erst mühsam bei Behörden, der Bank oder früheren Arbeitgebern neu beschaffen müssen. Manche Dokumente, etwa alte Geburtsurkunden oder Schulzeugnisse aus dem Ausland, lassen sich im Ernstfall nur mit hohem Aufwand oder gar nicht mehr ersetzen.

Das BBK empfiehlt die Mappe deshalb als festen Bestandteil der persönlichen Vorsorge, unabhängig davon, ob zusätzlich ein Notgepäck existiert. Beide Vorhaben lassen sich gut verbinden: Eine Kopie der wichtigsten Mappe-Inhalte gehört zusätzlich ins Notgepäck, während die vollständige Mappe zu Hause bleibt. Der praktische Nutzen zeigt sich vor allem gegenüber Versicherungen und Behörden. Wer nach einem Schaden schnell eine Police, einen Grundbuchauszug oder einen Mietvertrag vorlegen kann, bekommt Leistungen und Nachweise deutlich zügiger als jemand, der erst alles neu anfordern muss.

Welche Dokumente laut BBK in die Mappe gehören

Das BBK unterscheidet drei Gruppen von Dokumenten und ordnet jeder eine eigene Aufbewahrungsform zu: Original, beglaubigte Kopie oder Original sowie einfache Kopie. Familienurkunden gehören im Original in die Mappe, weil eine Kopie im Rechtsverkehr oft nicht ausreicht. Verträge, Policen und Zeugnisse dürfen als beglaubigte Kopie vorliegen, während für Ausweisdokumente eine einfache Kopie genügt, solange das Original an anderer Stelle sicher verwahrt ist.

Das BBK teilt die Dokumente in drei Aufbewahrungsformen ein

Ob ein Dokument im Original, als beglaubigte Kopie oder als einfache Kopie in die Mappe gehört, hängt davon ab, wie schwer es sich im Ernstfall ersetzen lässt und wie oft es im Original gebraucht wird. Die folgende Tabelle ordnet gängige Dokumente den drei Formen zu.

Die Originale von Ausweisdokumenten bleiben im Alltag griffbereit, weil sie ständig gebraucht werden. In die Mappe gehört stattdessen eine aktuelle Kopie, damit im Ernstfall zumindest die Identität und die wichtigsten Daten belegt werden können, bis ein Ersatzdokument ausgestellt ist. Sinnvoll ist außerdem eine kurze Übersichtsliste vorn in der Mappe: Kontonummern, Versicherungsnummern, die Rentenversicherungsnummer und wichtige Ansprechpartner. Diese Liste ersetzt kein Dokument, hilft aber, im Ernstfall schnell die richtigen Stellen zu erreichen.

Wie Sie Dokumente zusätzlich digital sichern

Neben der Papiermappe empfiehlt das BBK, Kopien wichtiger Dokumente digital zu sichern oder an einer zweiten Stelle zu hinterlegen, etwa bei Verwandten, Freunden, einem Notar oder in einem Bankschließfach. So bleibt ein Zugriff möglich, selbst wenn die Mappe beim Ereignis verloren geht oder beschädigt wird.

Für die digitale Fassung reicht ein Scan oder ein scharfes Foto jeder Seite, gespeichert auf einem verschlüsselten USB-Stick oder in einem passwortgeschützten Cloud-Ordner. Wichtig ist, dass mindestens eine vertraute Person außerhalb der eigenen Wohnung weiß, wo diese digitale Kopie liegt und wie sie im Bedarfsfall darauf zugreifen kann. Digitale Kopien enthalten sensible Daten, deshalb gehören sie verschlüsselt und nicht offen im E-Mail-Postfach. Ein separater USB-Stick, der zusammen mit der Mappe an einem sicheren Ort liegt, ist ein guter Kompromiss zwischen Verfügbarkeit und Schutz.

Wo die Mappe sicher und trotzdem griffbereit liegt

Die Dokumentenmappe gehört an einen Ort, der leicht erreichbar ist und gleichzeitig vor Feuer und Wasser schützt, etwa eine feuerfeste und wasserdichte Kassette in Wohnungsnähe. Ein Bankschließfach bietet zusätzlichen Schutz, eignet sich aber nur für Unterlagen, die nicht ständig gebraucht werden, weil der Zugriff an die Öffnungszeiten der Bank gebunden ist.

Alle Haushaltsmitglieder sollten wissen, wo die Mappe steht und wie sie im Ernstfall geöffnet wird. Eine Mappe, die nur eine Person kennt, hilft nicht weiter, wenn genau diese Person im entscheidenden Moment nicht anwesend ist. Wer die Mappe im Notgepäck ganz oben und in einer wasserdichten Hülle verstaut, kann sie bei einer Evakuierung ohne Suchen greifen.

Wie Sie verlorene Dokumente wieder beschaffen

Sind Urkunden trotz aller Vorsorge verloren, lassen sich die meisten wieder beschaffen, allerdings mit Aufwand und Wartezeit. Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden stellt das Standesamt des Ortes neu aus, an dem das Ereignis beurkundet wurde. Einen neuen Personalausweis oder Reisepass gibt es beim Bürgeramt der eigenen Stadt, den Führerschein bei der Führerscheinstelle. Versicherungspolicen fordern Sie beim jeweiligen Versicherer an, den Grundbuchauszug beim Grundbuchamt.

Für die Rente ist der lückenlose Versicherungsverlauf wichtig. Fehlen Nachweise über Beschäftigungszeiten, hilft die Deutsche Rentenversicherung dabei, den Verlauf aus ihren Daten zu rekonstruieren. Genau deshalb lohnt es sich, Gehaltsabrechnungen und Sozialversicherungsnachweise dauerhaft aufzubewahren: Ihre Neubeschaffung ist der aufwendigste Teil und gelingt nicht immer vollständig.

Ein Notfallordner bündelt mehr als nur Urkunden

Die Dokumentenmappe lässt sich zu einem umfassenderen Notfallordner erweitern, der nicht nur nach einem Brand oder Hochwasser hilft, sondern auch bei schwerer Krankheit oder im Todesfall. Dazu gehören eine Vorsorgevollmacht, eine Patientenverfügung und eine Betreuungsverfügung, damit im Ernstfall eine vertraute Person entscheiden darf, statt dass ein fremder Betreuer bestellt wird. Die Verbraucherzentrale empfiehlt, diese Vollmachten schriftlich und unterschrieben bereitzuhalten und ihren Aufbewahrungsort einer Vertrauensperson zu nennen.

Sinnvoll ist außerdem eine Liste der laufenden Verträge, Konten, Versicherungen und Abonnements sowie ein Hinweis, wo die Zugangsdaten zu digitalen Konten liegen. Angehörige stehen sonst nach einem plötzlichen Todesfall vor der Aufgabe, Verträge zu kündigen und Konten aufzulösen, ohne zu wissen, was überhaupt existiert. Die Zugangsdaten selbst gehören nicht offen in die Mappe, wohl aber ein verschlossener Umschlag oder ein Passwortmanager, dessen Hauptpasswort eine Vertrauensperson kennt. Wichtig ist, den Notfallordner nach jeder größeren Änderung zu aktualisieren, etwa nach einem neuen Vertrag, einer Kontoauflösung oder einem Umzug, damit die hinterlegten Angaben im Ernstfall tatsächlich stimmen.

Wie lange Sie einzelne Unterlagen aufbewahren müssen

Nicht jedes Dokument gehört nur für den Notfall in die Mappe, manche sind ohnehin dauerhaft aufzuheben. Geburts-, Heirats- und Scheidungsurkunden sowie Ausbildungs- und Studienabschlüsse sollten dauerhaft archiviert werden, weil sie im späteren Leben immer wieder gebraucht werden, etwa bei der Rente. Steuerbescheide gehören mindestens zehn Jahre aufbewahrt, am besten dauerhaft, da sie bei künftigen Anträgen nützlich sein können. Gehaltsabrechnungen und Nachweise über Beschäftigungszeiten sollten bis zum Renteneintritt vollständig vorliegen, weil Lücken dort später schwer zu schließen sind.

Die ersten Schritte zur eigenen Dokumentenmappe

1. Alle vorhandenen Familienurkunden, Verträge, Policen und Zeugnisse zusammensuchen.
2. Von Verträgen, Policen und Zeugnissen Kopien anfertigen, Originale wo nötig beglaubigen lassen.
3. Die Mappe in einer feuerfesten, wasserdichten Kassette griffbereit zu Hause verstauen.
4. Wichtige Dokumente zusätzlich digital sichern oder bei einer Vertrauensperson hinterlegen.
5. Einmal im Jahr prüfen, ob neue Dokumente fehlen oder alte ersetzt werden müssen.

Häufige Fragen