Wenn ein Kunde nicht zahlt

Was du tun kannst, wenn ein Kunde nicht zahlt

Wenn ein Kunde deine Rechnung nicht zahlt, gehst du in drei Stufen vor: erst eine schriftliche Zahlungserinnerung mit klarer Frist, dann der Verzug mit Zinsen und Pauschale, und wenn das nichts bringt, das gerichtliche Mahnverfahren. Diese Reihenfolge ist wichtig, weil jede Stufe dir mehr Druckmittel gibt, ohne dass du gleich einen Anwalt brauchst. Die meisten offenen Rechnungen lösen sich schon auf der ersten oder zweiten Stufe.

Für Selbstständige ist eine unbezahlte Rechnung mehr als ein Ärgernis, sie ist ein Loch in der eigenen Kasse. Deshalb lohnt es sich, hier nicht zu zögern und nicht aus Angst vor Konflikt zu warten. Höflich, aber bestimmt zu handeln, ist das Gegenteil von unhöflich. Es ist dein gutes Recht, und das Gesetz steht dabei auf deiner Seite.

Wann dein Kunde offiziell im Verzug ist

Im Verzug ist dein Kunde nach Paragraf 286 BGB, sobald er nach Fälligkeit nicht zahlt und du ihn gemahnt hast. Ohne Mahnung tritt der Verzug bei einer Rechnung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein. Das ist die Regel des Paragrafen 286 Absatz 3 BGB, und sie erspart dir bei Geschäftskunden oft sogar die Mahnung.

Bei Verbrauchern gibt es eine Bedingung: Die automatische 30-Tage-Regel greift nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast. Fehlt der Hinweis, wird der Verbraucher erst durch deine Mahnung in Verzug gesetzt. Ein kurzer Satz auf jeder Rechnung, der auf den Verzug nach 30 Tagen hinweist, ist deshalb sinnvoll und kostet nichts.

Was du ab Verzug verlangen darfst

Ab dem Verzug darfst du Verzugszinsen berechnen, und zwar auf die gesamte offene Forderung. Die Höhe steht in Paragraf 288 BGB und hängt davon ab, wer dein Kunde ist. Gegenüber einem Verbraucher sind es 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, gegenüber einem Geschäftskunden 9 Prozentpunkte. Der Basiszinssatz nach Paragraf 247 BGB liegt im ersten Halbjahr 2026 bei 1,77 Prozent. Ein Geschäftskunde schuldet dir also aktuell rund 10,77 Prozent Verzugszinsen im Jahr, ein Verbraucher rund 6,77 Prozent.

Gegen Geschäftskunden kommt ein weiterer Posten hinzu: Nach Paragraf 288 Absatz 5 BGB darfst du eine Pauschale von 40 Euro verlangen, unabhängig von den Zinsen und ohne Nachweis. Diese Pauschale gilt nur, wenn der Kunde kein Verbraucher ist. Sie soll den Aufwand abdecken, den dir die verspätete Zahlung macht.

Wie viele Mahnungen wirklich nötig sind

Du brauchst keine drei Mahnungen. Das ist ein hartnäckiger Mythos. Rechtlich reicht eine einzige klare Mahnung, um den Verzug auszulösen, und bei einer Rechnung tritt der Verzug nach 30 Tagen ohnehin von selbst ein. Trotzdem ist es klug, dem Kunden eine erste, freundliche Zahlungserinnerung zu schicken, bevor du hart wirst. Oft ist eine Rechnung schlicht untergegangen.

Formuliere die Erinnerung sachlich, nenne Rechnungsnummer, Betrag und ein konkretes neues Zahlungsziel, etwa sieben Tage. Bleibt auch das ohne Wirkung, folgt eine zweite Mahnung, diesmal mit dem Hinweis auf Verzugszinsen und auf das gerichtliche Mahnverfahren. Danach ist die außergerichtliche Geduld erschöpft, und du gehst den nächsten Schritt.

Das gerichtliche Mahnverfahren Schritt für Schritt

Das gerichtliche Mahnverfahren nach den Paragrafen 688 folgende ZPO ist ein einfacher, schriftlicher Weg, um deine Forderung durchzusetzen, ohne gleich eine Klage zu erheben. Es läuft ohne mündliche Verhandlung ab und ist bewusst günstig gehalten. Ein Mahnbescheid kostet ab 38 Euro, gestaffelt nach der Höhe deiner Forderung. Den Antrag stellst du online über das amtliche Mahnportal.

1. Du beantragst beim zuständigen Mahngericht einen Mahnbescheid, am einfachsten online.
2. Das Gericht stellt dem Kunden den Mahnbescheid zu. Ab da hat er zwei Wochen Zeit, um Widerspruch einzulegen.
3. Legt der Kunde keinen Widerspruch ein, beantragst du den Vollstreckungsbescheid.
4. Der Vollstreckungsbescheid wirkt wie ein Urteil. Mit ihm kannst du den Gerichtsvollzieher beauftragen und Konto oder Lohn pfänden lassen.
5. Widerspricht der Kunde, geht die Sache in ein normales Gerichtsverfahren über, wenn du das weiterverfolgst.

Der große Vorteil: Reagiert der Kunde nicht, hast du am Ende einen vollstreckbaren Titel in der Hand, und das oft in wenigen Wochen. Viele säumige Kunden zahlen schon, sobald der gelbe Umschlag vom Gericht im Briefkasten liegt.

Inkasso oder das Mahngericht?

Statt selbst zum Mahngericht zu gehen, kannst du ein Inkassobüro beauftragen. Beides hat seine Berechtigung, funktioniert aber unterschiedlich. Ein Inkassodienst übernimmt das außergerichtliche Mahnen für dich und arbeitet oft gegen eine Provision oder gegen Gebühren, die er dem Schuldner aufschlägt. Er kann dir Arbeit abnehmen, wenn du viele offene Posten hast.

Das gerichtliche Mahnverfahren betreibst du dagegen selbst und günstig, und es führt am Ende zu einem vollstreckbaren Titel, den ein Inkassobüro allein nicht schaffen kann. Für eine einzelne, klare Forderung ist der Weg über das Mahngericht meist der direktere und billigere. Bei strittigen oder sehr großen Forderungen lohnt der Gang zu einer Anwältin, die dich gleich bis zur Vollstreckung begleiten kann.

Wie du verhinderst, dass es so weit kommt

Am besten löst du das Problem, bevor es entsteht. Ein paar einfache Gewohnheiten senken das Risiko, auf einer Rechnung sitzen zu bleiben, deutlich. Bei neuen oder unbekannten Kunden lohnt sich eine Anzahlung oder Arbeit auf Abschlag, damit du nicht in Vorleistung für die volle Summe gehst. Bei größeren Aufträgen kannst du das Werk in Teilrechnungen abrechnen, statt am Ende alles auf einmal zu stellen.

Schreibe auf jede Rechnung ein konkretes Zahlungsziel mit Datum und den Hinweis auf den Verzug nach 30 Tagen. Liefere Ware möglichst unter Eigentumsvorbehalt, dann bleibt sie bis zur vollständigen Zahlung deine. Und stelle Rechnungen sofort nach der Leistung, nicht Wochen später, denn je frischer die Rechnung, desto eher wird sie bezahlt. Diese kleinen Schritte kosten nichts und ersparen dir viele der Konflikte, um die es in diesem Text geht.

Pass auf die Verjährung auf

Forderungen aus Rechnungen verjähren in der Regel nach drei Jahren, das steht in Paragraf 195 BGB. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung fällig wurde. Eine Rechnung aus dem Jahr 2026 verjährt also normalerweise mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Nach der Verjährung kann dein Kunde die Zahlung dauerhaft verweigern, selbst wenn die Forderung berechtigt war.

Ein rechtzeitig beantragter Mahnbescheid hemmt die Verjährung, verschafft dir also Zeit. Und wenn du einen Vollstreckungsbescheid erwirkt hast, verjährt die titulierte Forderung erst nach 30 Jahren. Deshalb ist es riskant, eine offene Rechnung jahrelang liegen zu lassen. Wer im dritten Jahr aufwacht, sollte nicht mehr warten.

Häufige Fragen